Resolución 40198 de 2021

La Resolución 40198 fue expedida por el Ministerio de Minas y Energía el 24 de junio de 2021 y entró en vigencia el 30 de marzo de 2022. Establece el reglamento técnico aplicable a las estaciones de servicio (automotrices y fluviales), plantas de abastecimiento e instalaciones de grandes consumidores con instalaciones fijas que almacenen biocombustibles, crudo y/o combustibles líquidos derivados del petróleo o sus mezclas — excepto GLP.

En la práctica, define cómo debe construirse, operarse y mantenerse una EDS para garantizar seguridad, calidad y protección ambiental. Su cumplimiento es la base del Certificado de Conformidad, sin el cual una EDS no puede operar legalmente.

La Resolución aplica a tres tipos de instalaciones:

• Estaciones de servicio (automotrices y fluviales).
• Plantas de abastecimiento mayoristas.
• Instalaciones de grandes consumidores con instalaciones fijas de almacenamiento.

En cuanto a quiénes deben cumplirla:

• EDS nuevas, modificadas o ampliadas después del 30 de marzo de 2022: cumplimiento integral inmediato.
• EDS existentes a esa fecha: aplican con plazos de transición específicos (por ejemplo, 3 años para el manhole en tanques existentes que no lo tengan).

Esta diferencia es crítica y es uno de los principales puntos de discusión técnica entre gremios y MinMinas. Si tu estación es existente, identifica con precisión cuáles requisitos te aplican y cuáles solo a estaciones nuevas.

Las consecuencias son escalonadas y van más allá de una multa puntual:

• Imposibilidad de obtener o renovar el Certificado de Conformidad, requerido para operar.
• Sanciones administrativas por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) y MinMinas.
• Suspensión temporal o cierre de la operación por parte de autoridades locales (alcaldía, secretaría de movilidad).
• Responsabilidad civil ampliada en caso de incidentes ambientales o de seguridad.

En la práctica, el costo de un cierre temporal — pérdida de ventas, daño reputacional, costos de adecuación — suele ser muchas veces mayor al costo de mantener el cumplimiento al día.

La verificación la realizan Organismos de Inspección acreditados por la ONAC (Organismo Nacional de Acreditación de Colombia) bajo la norma ISO/IEC 17020.

El proceso, en líneas generales, es:

• La EDS contrata al organismo certificador.
• El organismo realiza una visita y aplica el check list único definido por la Circular 40011 de abril de 2022.
• Si la EDS cumple, se expide el Certificado de Conformidad.
• El certificado tiene una vigencia de 2 años, sin visitas anuales de seguimiento.

Importante: aunque el check list debería aplicarse "al pie de la letra" por todos los organismos, en la práctica hay diferencias de interpretación que han generado reclamos del sector — es algo en revisión activa con MinMinas.

La Resolución exige que cada EDS lleve un programa de inspección y mantenimiento documentado. En la práctica esto se traduce en bitácoras estructuradas por área operativa de la estación. Las áreas más comunes son:

• Despacho de combustible (dispensadores, mangueras, pistolas).
• Tanques de almacenamiento.
• Equipos de seguridad.
• Infraestructura.
• Calidad del producto.
• Generales (registros administrativos y de operación).

Cada bitácora debe documentar las inspecciones realizadas con suficiente detalle para que un auditor pueda reconstruir qué se revisó, cuándo y quién lo hizo. La regla práctica: la inspección no documentada no existe.

Algunas estaciones agregan bitácoras adicionales según su operación específica (carga de cisternas, sistemas contra incendio, control ambiental).

Aunque la Resolución no obliga textualmente "foto", una bitácora que cumpla el espíritu del reglamento debe ser verificable. Eso implica como mínimo:

• Identificación del componente inspeccionado (ej. Dispensador #1, Tanque Extra, etc.) con datos técnicos: marca, modelo, número de serie, NII si aplica.
• Fecha y hora de la inspección.
• Responsable (operador o técnico) y su firma.
• Hallazgos de la inspección (estado, novedades, acciones tomadas).
• Evidencia fotográfica — es la mejor garantía frente a una auditoría posterior.
• Código de verificación o número único que permita rastrear el registro.

En auditorías la evidencia fotográfica componente por componente es lo que separa una bitácora "buena" de una bitácora cuestionable.

La Resolución establece frecuencias específicas para algunos elementos críticos. Algunos ejemplos clave:

• Aforo a tanques: al menos cada 5 años (numeral 5.6.2, literal t).
• Pruebas de hermeticidad: cada 2 años para tanques subterráneos por organismo acreditado ONAC bajo ISO/IEC 17020 (este es uno de los puntos en revisión, los gremios proponen ampliarlo a 5 años).
• Calibración de surtidores: según normativa metrológica vigente.
• Inspecciones operativas diarias: turno por turno, sobre componentes de uso frecuente.
• Mantenimientos preventivos: según el plan anual de la estación.

Más allá de los mínimos legales, una buena práctica es tener un cronograma documentado por componente y cumplirlo religiosamente — eso te protege en cualquier visita inesperada.

El numeral 5.6.1 establece que las pruebas de hermeticidad deben ser realizadas por organismos de inspección acreditados por la ONAC bajo la norma ISO/IEC 17020, con alcance en las normas UNE-EN 13160 y/o NFPA 30.

Puntos importantes:

• Aplica obligatoriamente a tanques subterráneos.
• Para tanques superficiales hay debate sobre su exigibilidad, ya que pueden inspeccionarse visualmente y los diques de contención cubren su volumen — Fendipetróleo solicita no obligarlas para superficiales cuando hay inspección visual periódica.
• Si la EDS tiene sistema Veeder-Root, varios actores del sector solicitan que se valide como prueba de hermeticidad — está pendiente de definición.

El costo de las pruebas y la escasa cobertura geográfica de los organismos acreditados (concentrados en Bogotá, Medellín y Costa) ha sido motivo de reclamo formal del sector — material a tener en cuenta si planeas tu cronograma.

El numeral 5.3 literal j establece la información mínima de la ficha técnica de cada tanque de almacenamiento:

• Material del tanque.
• Dimensiones — diámetro y altura en metros, con esquema.
• Producto almacenado (gasolina corriente, extra, ACPM, etc.).
• Tabla de aforo por método volumétrico.
• Declaración de si es para uso subterráneo o en superficie.

El requisito del método volumétrico obligatorio para el aforo ha sido punto de discusión: Fendipetróleo solicita que se acepte cualquier método de aforo válido. La vigencia propuesta para la tabla de aforo es 5 años (en revisión a 10 años por gremios).

Son dos figuras distintas en la Resolución, aunque a veces se confunden:

• Pozos de observación (numeral 5.3.1, literal e, i): se ubican en la fosa de los tanques subterráneos. Su función es detectar la presencia de hidrocarburos cerca al tanque (señal de fuga). Existen incluso aunque la fosa esté impermeabilizada.
• Pozos de monitoreo (numeral 5.3.1, literal e, ii): son externos al área del tanque y monitorean la dirección y calidad de las aguas subterráneas, para detectar contaminación a mayor distancia.

Esto es muy importante: para muchas EDS antiguas, los pozos de monitoreo se han vuelto un punto de tensión porque su construcción puede dañar las lozas y tuberías existentes. El gremio solicita que solo apliquen a EDS nuevas o modificadas. Verifica con tu organismo certificador qué interpretación aplica a tu caso.

El numeral 5.3.1 literal g establece que todo tanque de almacenamiento nuevo o intervenido debe contar con boca de inspección tipo "Acceso hombre" (manhole).

Para las EDS existentes al momento de entrar en vigencia el reglamento (30 de marzo de 2022), se otorgó un plazo de 3 años para incorporar el manhole en sus tanques.

Hay un punto importante a tener en cuenta: según oficio radicado 2-2021-007116 del 26 de abril de 2021 expedido por MinMinas a Fendipetróleo Nacional, no se requiere instalación de manhole en los tanques, a menos que se deban realizar reparaciones internas. El costo se asocia a la reparación, no a un requisito formal.

Recomendación: si tu EDS es antigua y no tiene manhole, verifica con tu organismo certificador y con tu mayorista cómo aplica este criterio en tu caso específico.

El numeral 5.3, literal e establece especificaciones para los tubos de respiración o venteo de los tanques:

• Las bocas deben salir al aire libre, por encima de tejados, placas o planchas, mínimo 1,5 m ±10%.
• Deben estar a un mínimo de 3 m de conducciones eléctricas.
• Mínimo 3,6 m sobre el nivel del suelo, máximo 7 m ±10% por encima de los tanques.
• Mínimo 3 m de aberturas de edificios adyacentes.
• Cuando se almacenen líquidos clase I, deben contar con válvula de presión-vacío con rango de operación 2,5" a 6" columnas de agua para presión y 6" a 10" para vacío.

Estos requisitos han generado dificultades de implementación cuando las EDS están en zonas urbanas con edificaciones altas adyacentes. Si tu estación está en una situación así, documenta el caso y consulta con tu organismo certificador — es un tema en revisión.

El numeral 5.1 literales e, f, g establece que las pistolas, mangueras del medidor de combustible, breakaway y swivel deben cumplir con norma UL (Underwriters Laboratories).

En la práctica, este requisito ha sido punto de tensión:

• Los costos de consumibles certificados UL se han incrementado significativamente.
• El sector reporta problemas de calidad en algunos componentes UL.
• Fendipetróleo y otros gremios solicitan permitir cualquier marca, no únicamente UL — está en revisión por MinMinas.

Si compras accesorios nuevos, verifica con tu organismo certificador cuál es el criterio vigente en el momento de tu próxima inspección. Es uno de los puntos más activos de discusión técnica.

El numeral 5.3, literal b establece que los tanques deben contar con válvula de sobrellenado hermética a vapores, inspeccionable, en el tubo de descarga de combustible, con cierre automático al paso del combustible.

Su función es cortar el flujo automáticamente cuando el tanque alcanza un nivel máximo, evitando derrames durante el descargue desde el carrotanque.

Punto en revisión: para EDS existentes con válvulas de bola tradicionales, el gremio solicita que no se obligue el cambio mientras estén cumpliendo su función. Si las cambias, deben ser de doble pared y eso implica adecuaciones (spill containers) que pueden tener costo significativo sin justificación técnica clara.

Recomendación: si tu EDS es existente, verifica con tu organismo certificador si te aplica el cambio obligatorio o si tu sistema actual sigue siendo válido.

El numeral 5.1, literal a establece que los dispensadores deben estar protegidos por barreras físicas para impedir el impacto de vehículos contra los medidores. Las especificaciones:

• Material: acero al carbón schedule-40.
• Diámetro mínimo: 4 pulgadas ±10%.
• Profundidad de empotramiento: mínimo 40 cm.
• Altura mínima sobre el piso: 85 cm.
• Ubicación: en los extremos de la isla o equipos, impidiendo la aproximación de un vehículo hasta el medidor de combustible.

Este requisito, según el gremio, debería aplicar idealmente a EDS construidas a partir del 30 de marzo de 2022, no a las existentes — verifica el criterio vigente con tu organismo certificador.

El proceso, paso a paso:

• 1. Contrata un organismo certificador acreditado por la ONAC bajo ISO/IEC 17020 con alcance en el reglamento técnico.
• 2. Prepara la documentación previa requerida por el organismo (fichas técnicas, bitácoras, dosier de instalación de tanques, estudios de suelos, pruebas de hermeticidad vigentes, etc.).
• 3. Recibe la visita: el inspector aplica el check list único de la Circular 40011 de abril 2022.
• 4. Atiende observaciones: si hay hallazgos, se otorga un plazo para subsanar.
• 5. Recibe el Certificado de Conformidad con vigencia de 2 años.

Importante: la Circular 40011 fue diseñada para que todos los organismos aplicaran el mismo check list al pie de la letra. En la práctica, distintos organismos interpretan algunos puntos de forma diferente — si tienes un hallazgo que consideras incorrecto, puedes presentar tu argumentación con base en oficios y aclaraciones de MinMinas.

El Certificado de Conformidad tiene una vigencia de dos (2) años. No hay visitas de seguimiento intermedias — al cabo de los 2 años se realiza una nueva inspección completa para renovarlo.

Recomendación práctica: programa la renovación al menos 60 días antes de la fecha de vencimiento. Esto te da margen para subsanar cualquier hallazgo sin operar sin certificado.

El sector ha manifestado que el costo y dependencia con organismos certificadores debe regularse para que no se convierta en una carga económica desproporcionada, especialmente para las EDS más pequeñas.

El numeral 13.1 de la Resolución 40198 establece reglas especiales para las estaciones de servicio ubicadas en municipios de zona de frontera. Esto incluye visitas de acompañamiento por parte de los organismos de inspección.

Este punto es relevante porque las EDS de frontera tienen retos específicos (cadena de suministro, control de contrabando, requisitos ambientales adicionales en zonas protegidas) que pueden requerir aclaraciones específicas en la aplicación del reglamento.

Si tu EDS está en zona de frontera, consulta con tu organismo certificador y con el delegado de MinMinas en tu región qué reglas adicionales aplican.

Si tu EDS estaba operando antes del 30 de marzo de 2022 (entrada en vigencia), hay una división importante entre lo que sí debes cumplir ya y lo que tiene plazo o solo aplica a nuevas.

Aplica a todas las EDS (existentes y nuevas):

• Programa de inspección y mantenimiento (bitácoras).
• Pruebas de hermeticidad periódicas.
• Aforo de tanques (mínimo cada 5 años).
• Ficha técnica de los tanques.
• Calidad del producto y procedimientos de despacho.
• Certificado de Conformidad cada 2 años.

Aplica idealmente solo a EDS nuevas, modificadas o ampliadas a partir del 30 de marzo de 2022 (esta es la posición del gremio Fendipetróleo, en discusión activa con MinMinas):

• Distancias entre tanques, límites de propiedad y vías públicas (5.3.2 literales f, g, h).
• Pozos de monitoreo externos (5.3.1 literal e ii).
• Cambio obligatorio de válvulas de sobrellenado existentes (5.3 literal b).
• Cambio obligatorio de accesorios de medición a norma UL (5.1 literales e, f, g).
• Barreras de protección con especificaciones específicas (5.1 literal a).
• Memorias técnicas/dossiers de enterramiento de tanques.

Plazo de transición:

• Manhole en tanques existentes: 3 años desde la entrada en vigencia.

Importante: estos criterios están en revisión activa. Si tienes un hallazgo en una visita que consideras que no debería aplicarte por ser EDS existente, documéntalo con base en los oficios y aclaraciones de MinMinas y plantéalo formalmente.

La regla general es: si tu EDS se modifica, amplía o se intervienen tanques nuevos, el reglamento le aplica como si fuera una EDS nueva — al menos en las áreas y elementos intervenidos.

Esto incluye:

• Distancias actualizadas.
• Manhole obligatorio en tanques nuevos o intervenidos.
• Pozos de monitoreo cuando aplique.
• Accesorios bajo norma UL en los componentes reemplazados.
• Planos actualizados con sello de la oficina de Planeación y fecha que coincida con la licencia de construcción.

Recomendación: antes de iniciar cualquier obra consulta con tu organismo certificador sobre el alcance exacto de los requisitos que activará la intervención. Una obra sin planificación regulatoria puede salir el doble de cara.